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«Ein Gewinn für unsere Kunden und die Umwelt»

Die Digitalisierung des Auftragsmanagements vereinfacht die Arbeit der Kunden von ISS Kanal Services: Transparenz und Planbarkeit werden verbessert, der Informationszugriff erleichtert und die Beratungsqualität weiterentwickelt. Ein Gespräch mit den beiden Projektverantwortlichen Laura Donadini und Sabrina Stierli.

Laura Donadini, weshalb hat ISS Kanal Services das Auftragsmanagement automatisiert?

DONADINI: Wir verfolgen damit mehrere strategische Ziele: eine grössere Effizienz bei der Auftragsabwicklung durch standardisierte Prozesse, Transparenz bei der Verrechnung und Auswertung der Leistungen und schliesslich die sichere Datenspeicherung. Das System bietet aber auch Potenzial für weitere Online-Funktionen, wie etwa Reporting Dashboards oder spezielle Checklisten. Ausserdem wollen wir mit diesem Schritt den nachhaltigen Umgang mit Ressourcen im Unternehmen weiter vorantreiben.

Laura Donadini

Laura Donadini ist seit Mai 2018 als Senior Business Engineer, Infrastruktur Services bei ISS tätig. Als MSc. Umweltingenieurwissenschaften ETHZ mit Diplom Business Management IBMI ist sie spezialisiert auf die Bereiche Wasserversorgung und -entsorgung, Verfahrenstechnik und Umweltverträglichkeit. Vor ISS leitete sie Umwelt- und Wasserprojekte bei Alstom und General Electric.

Sabrina Stierli, welche waren rückblickend die grossen Herausforderungen bei der Implementierung des neuen Systems?

STIERLI: Eine der grössten Herausforderungen bestand darin, in einer einheitlichen Lösung verschiedene Unternehmensbereiche, heterogene regionale Strukturen, mehrere Sprachen, ein breitgefächertes Leistungsspektrum, diverse Kundensegmente sowie Schnittstellen mit anderen Betriebssystemen wie ERP zu integrieren. Auch mussten wir die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neue Lösung gewinnen. Wir haben deshalb die operativen Schlüsselpersonen von Anfang an im Projektteam einbezogen.

Sabrina Stierli

Sabrina Stierli, Projektleiterin, Infrastruktur Services ist seit August 2004 bei ISS. Neben der Kaufmännischen Ausbildung bei ISS Kanal Services AG verfügt sie über die Diplome ICT Power-User SIZ sowie Projektmanagement-Zertifizierung Hermes Foundation ZHAW. Ihre langjährige Erfahrung, das breite Wissen aus der Kanalbranche der Projektleitung und Informatik haben massgeblich zum Projekterfolg beigetragen.

Was ändert sich konkret mit der Automatisierung?

DONADINI: Bis vor kurzem wurden bei jedem Auftrag zahlreiche Dokumente erstellt. Dank orders@infra werden die Prozesse von der Anfrage über die Offerte, die Disposition, die Ausführung, die Nachbearbeitung und die Verrechnung in einer logischen Reihenfolge digital verknüpft und alle Daten in jedem Schritt weitergeleitet und zentral abgespeichert.

STIERLI: Wir drucken keine Pläne, Fotos und Tagesrapporte mehr auf Papier, um unsere Front-Mitarbeitenden zu briefen. Viel mehr sind alle Informationen auf ihren Tablets abrufbar und sie können die Rapportierung digital erfassen. Stellt der Mitarbeitende während der Ausführung des Auftrags fest, dass Unterlagen fehlen, senden wir ihm diese ohne Zeitverzug. Auch der Disponent sieht jederzeit, wann ein Auftrag gestartet und beendet wird. Ebenso sind alle vor Ort erfassten Auftragsdetails und Fotos innert Sekunden nach der Erfassung für die Projektleiter online abrufbar. So werden die Auftragserledigung und die Rechnungsstellung beschleunigt. Nicht zuletzt bringt die Digitalisierung durch die Verringerung des Papierverbrauchs und die effiziente Kapazitätsplanung einen Gewinn für die Umwelt.

  • 200'000 Blatt Papier pro Jahr gespart
  • 10'000 Kg CO2-eq Ausstoss pro Jahr reduziert
  • 3'500 Liter Diesel gespart

Und wie profitieren die Kunden?

STIERLI: Die Digitalisierung verkürzt die administrativen Prozesse und es gibt weniger Fehler. Der Kunde erhält in den meisten Fällen die Rechnung kurz nach der Ausführung, wenn alle Informationen den Beteiligten noch präsent sind.

DONADINI: Die Kunden profitieren von Datensicherheit. Zudem kann dank der komplett gespeicherten Auftragshistorie die Qualität der Beratung gesteigert und weiterentwickelt werden. In der Immobilienbewirtschaftung sind wir dank Mehrjahresplänen in der Lage die Kapazitäten im Voraus zu planen sowie Fahrzeuge und Personal optimal einzusetzen, was eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit bringt. Zudem erhalten Kunden zukünftig über ein Reporting Dashboard mehr Transparenz über Kosten und Leistungen. Die Investitionen können so besser geplant und budgetiert werden.

Dashboard

Worauf sind Sie speziell stolz in diesem Projekt?

STIERLI: Für mich und das ganze Projektteam war der Go-Live ein eindrücklicher Moment, als wir sahen, wie der Tagesbetrieb reibungslos funktionierte. Mit der Automatisierung des gesamten Auftragsmanagements von der Offerte über den Auftrag, die Disposition und die Verrechnung hatten wir uns viel vorgenommen. Vor allem unsere Mitarbeitenden im Back-Office waren mit grossen Umstellungen konfrontiert. Sie haben das zum grössten Teil mit Bravour gemeistert. Ich gehe mit einem guten Gefühl in die Zukunft.

DONADINI: Uns war bewusst, dass aufgrund der hohen Komplexität und der vielschichtigen Anforderungen eine fixfertige Lösung kaum von Beginn weg realisierbar ist. Wir haben trotz unerwarteter Hindernisse und einiger Nachtschichten das Projekt konsequent vorangetrieben ein gut funktionierendes System etabliert. Wir werden dranbleiben, um orders@infra noch besser und effizienter zu machen.